En teknologi kaldet RFID (Radio Frequency Identification) er langsomt blevet populær inden for forvaltning af aktiver i takt med, at teknologien bliver bedre og bedre. Det har altid været en stor opgave for staten at passe på sine aktiver. Vi vil nu tale om et casestudie af et regeringsorgan, der administrerer sine aktiver med RFID-teknologi.
En lokal myndighed vidste, hvor vigtigt det var at have styr på sine aktiver. For at gøre administrationen mere præcis og effektiv, reducere tabet af aktiver og aflaste ledelsen valgte myndigheden at bruge RFID-teknologi til at administrere alle sine anlægsaktiver.
RFID-teknologi bruges af kommunale afdelinger til at mærke og holde styr på anlægsaktiver. Hvert RFID-tag har et unikt ID, der kan gemme en masse oplysninger om genstanden, f.eks. navn, type, formål, værdi osv. Oplysninger om aktiver kan læses og findes hurtigt og korrekt på computerstyringssystemer med læseenheder. Systemet kan også automatisk lave datastatistik og -analyse, hvilket hjælper offentlige myndigheder og grupper med at træffe beslutninger ved at give dem grundlæggende data.
Før implementeringsprocessen kan begynde, skal der laves RFID-tags til de kommunale organisationers anlægsaktiver. Etiketterne er lavet af materialer, der kan modstå høje temperaturer, vand og revner, så de kan bruges under en lang række vanskelige forhold. På det tidspunkt blev læse- og skriveenhederne også valgt og sat op for at sikre, at de kunne læse og skrive hurtigt og pålideligt.
Ved at bruge RFID-teknologi er der sket følgende ændringer i den måde, kommunen administrerer sine aktiver på:
1. Gør ledelsen mere effektiv: At læse og finde oplysninger om aktiver hurtigt og korrekt reducerer den tid, der er nødvendig til opgørelse og styring af aktiver, hvilket gør ledelsen mere effektiv.
2. Bedre sikkerhed: Fordi hvert RFID-tag er unikt, går de ting, der opbevares på dem, ikke tabt eller bliver stjålet. Læseenheder kan også holde styr på, hvor aktiverne er, og hvordan de bruges i realtid, hvilket er meget nyttigt for offentlige myndigheders sikkerhedsstyring.
3. Let at opgøre og stille spørgsmål: Denne metode gør det nemt at opgøre og stille spørgsmål om aktiver. Det er ikke nødvendigt at skrive og indsamle statistiske data i hånden, hvilket sparer en masse tid og penge på arbejdskraft.
4. Hjælper med at træffe valg: Systemet kan give forskellige datastatistikker og analyserapporter, som giver offentlige myndigheder og enheder et videnskabeligt grundlag for deres valg.
Udfordringer og problemer, vi stod over for
Brugen af RFID-teknologi til forvaltning af aktiver har hjulpet de lokale myndigheder meget, men der er også nogle problemer og udfordringer:
1. Høje tekniske omkostninger: RFID-teknologi har høje anvendelsesomkostninger, som omfatter fremstilling af labels, køb og vedligeholdelse af læse- og skriveværktøjer og andre ting. Det kan være svært for nogle små eller trængte offentlige instanser at betale for.
2. Høje tekniske standarder for tilpasningsevne: RFID-teknologi har meget høj læsenøjagtighed og -hastighed, men det kan påvirke læse- og skriveevnen i nogle situationer, f.eks. når det er metal, under vand eller andre steder. Derfor skal læse- og skriveudstyret justeres og optimeres i forhold til den aktuelle situation.
3. Uddannelse og ledelse af medarbejdere: For at kunne bruge RFID-teknologi til styring af aktiver skal de mennesker, der arbejder med den, have visse tekniske og ledelsesmæssige færdigheder. Derfor er det vigtigt at uddanne og håndtere de rigtige mennesker for at sikre, at arbejdet med forvaltning af aktiver forløber gnidningsløst.
For at opsummere har offentlige myndigheder stor indflydelse på, hvordan RFID-teknologi bruges til asset management. Der er nogle spørgsmål og problemer, men de kan løses ved at planlægge og gennemføre projektet på en videnskabelig måde. Efterhånden som teknologien bliver bedre og billigere, vil RFID-teknologien sandsynligvis blive brugt til flere opgaver inden for kapitalforvaltning. Det vil hjælpe offentlige kontorer med at vokse og blive bedre.
